Hur Stange kommun byggde en AI-assistent som ger chefer ökad trygghet och sparar tid i rekryteringsprocessen

Chefer förväntas kunna lite om allt. HR-processer, budgetar, gruppdynamik, strategi och drift. Listan är lång, samtidigt som tid och resurser är knappa. Rekrytering är inget undantag. När en vakans uppstår kan trycket att tillsätta den snabbt kännas akut. När tiden är knapp är det lockande att damma av förra årets annons, putsa på en rad eller två och köra vidare.

Resultatet blir ofta en process som faller tillbaka på gamla vanor. Man rekryterar utifrån de kompetenser som fungerade förra gången, utan att stanna upp och fråga sig om dessa kompetenser fortfarande är de rätta. Rollen kan ha förändrats. Teamet kan ha förändrats. Organisationen kan ha förändrats. Men annonsen ser precis likadan ut som den gjorde för fem år sedan. Stange kommun bestämde sig för att det måste finnas ett bättre sätt.

Vi presenterar BOB

BOB är en AI-assistent skapad för att stötta chefer genom hela rekryteringsprocessen. Den tar hand om det tidskrävande och dokumenttunga arbete som präglar en högkvalitativ rekrytering, så att cheferna kan fokusera på den del som faktiskt kräver deras expertis.

Den delen handlar om att förstå rollen. Vad behöver verksamheten egentligen just nu? Vilken typ av person kommer att blomstra i det här teamet? Vilka utmaningar behöver personen kunna lösa? Det är frågor som chefen måste tänka igenom. BOB hjälper till med allt som kommer därefter.

Från platsannons till intervjuguide, praktiskt arbetsprov, andraintervju och utvärderingsmatris – BOB tar fram arbetsutkast på några minuter. Varje steg vilar på aktuell forskning, teori och bästa praxis inom rekrytering. Chefen granskar, finjusterar och bollar med BOB tills varje underlag passar den specifika rollen. Arbete som tidigare tog timmar kräver nu bara en bråkdel av tiden.

Hur det fungerar  

Allt börjar med en rollanalys. Innan någonting skrivs genomför chefen en behovs- och rollanalys. Varför finns den här rollen? Vilka ansvarsområden och resultat förväntas? Vilken kompetens behövs egentligen? Hur passar rollen in i teamet och i organisationen som helhet?

BOB gör genomförandet av rollanalysen så enkelt som möjligt. Vissa chefer föredrar att spela in ett samtal och ladda upp. Andra tar med befintligt material som en gammal befattningsbeskrivning eller ett organisationsschema. För dem som föredrar att tänka högt fungerar BOB som ett bollplank och går igenom frågorna steg för steg. Det finns flera olika sätt att samarbeta på.

Det centrala är resultatet. Rollanalysen utgör grunden för samtliga efterföljande steg. Platsannonsen, intervjuguiderna, bedömningskriterierna: alla hämtar sin näring från samma källa. Det är detta som gör att processen hänger ihop från början till slut, snarare än att upplevas som en samling spretiga mallar.

Från rollanalys till annons  

När rollanalysen är på plats genererar BOB ett utkast till platsannons i organisationens egen mall. Språket är tänkt att vara tydligt och specifikt, inte en rad generiska egenskaper som skulle kunna passa vilken roll som helst i vilken organisation som helst.

Standardfraser är lätta att skriva men svåra att agera på. När en annons beskriver drömkandidaten som "strukturerad och samarbetsvillig" säger det väldigt lite. BOB tar processen vidare. Assistenten hjälper chefen att formulera hur "strukturerad" faktiskt ser ut i just den här rollen, och vad "samarbete" innebär i den dagliga verksamheten. Resultatet blir en platsannons som ger kandidaterna en realistisk bild av vilken tjänst de faktiskt söker.

Första intervjun  

Utifrån de kriterier som identifierats i rollanalysen bygger BOB en intervjuguide. Frågorna täcker rollens olika dimensioner och ackompanjeras av rekommenderade följdfrågor. Dessa är utformade för att hjälpa chefen att förstå inte bara vad en kandidat har gjort, utan vilket deras specifika bidrag var. Den distinktionen är avgörande. Det är skillnaden mellan en kandidat som fanns på plats när något gick bra och en som faktiskt drev det i mål.

BOB kan även ta fram en kort presentation om organisationen och rollen som chefen kan använda vid förstarundans intervju. En liten detalj, men den ger kandidaten en genuin känsla för arbetsplatsen samtidigt som chefen slipper improvisera ihop presentationen på plats.  

Det praktiska arbetsprovet och andra intervjun  

I stället för att leverera en färdig uppgift rakt av föreslår BOB en handfull möjliga infallsvinklar för ett praktiskt arbetsprov. Chefen väljer ett spår, och BOB hjälper till att definiera och vässa uppgiften innan den presenteras för kandidaterna.

Arbetsprovet är utformat för att spegla en verklig arbetssituation, vilket är högst medvetet. När en kandidat tar sig an en uppgift som återspeglar rollens faktiska utmaningar får chefen en betydligt mer tillförlitlig indikation på hur kandidaten tänker och vad hen faktiskt kan uträtta. Det är en av de starkaste metoderna för att förutspå framtida arbetsprestation.

Den andra intervjun byggs upp kring arbetsprovet. Hur resonerade kandidaten? Vad valdes bort, och varför? Vilka avvägningar var svårast att göra? Med utgångspunkt i detta föreslår BOB frågor som hjälper chefen att gräva djupare i kandidatens erfarenheter inom de områden som väger tyngst för rollen.

Kandidatbedömning  

När intervjuerna är genomförda sammanställer BOB ett strukturerat bedömningsunderlag kopplat till de kriterier som undersökts under resans gång. Varje område graderas på en skala från 1 till 5, med tydliga nivåbeskrivningar. Syftet är att hjälpa rekryteringsteamet att kalibrera sina bedömningar tillsammans, så att ett betyg bär samma innebörd för alla i rummet.

Stange kommun undersöker även möjligheten att låta BOB rekommendera en skräddarsydd introduktionsplan när rätt kandidat har valts ut. En enkel struktur för den första tiden: startdatum, introduktion i teamet, system och behörigheter, relevanta möten, mentorskap vid behov samt en gemensam avstämning av förväntningar. Samma förståelse för rollen som formade rekryteringen följer därmed med direkt in i anställningens start.

En sak som aldrig förändras  

Under hela processen har BOB ingen åtkomst till någon information om kandidaterna. Assistenten bedömer dem inte, rangordnar dem inte och bildar sig ingen uppfattning om deras lämplighet. Dess uppgift är uteslutande att bistå chefen med att utforma en grundlig och välstrukturerad process – inte att fatta besluten.

Den gränsdragningen är en styrka, inte en begränsning. Utvärderingen och bedömningen av kandidaterna förblir helt och hållet mänsklig. BOB finns där för att säkerställa att chefen är optimalt förberedd när beslutet ska fattas.  

Helhetsperspektivet  

En välformulerad annons, en genomarbetad intervjuguide, ett gediget arbetsprov. Allt detta är viktigt. Men det är inte där en chefs tid gör störst nytta. Uppgiften som bara chefen kan utföra är att ringa in vad rollen faktiskt behöver. Inte vad som behövdes förra gången, utan här och nu, i det här teamet, för att fylla just denna lucka. Det är där chefens kunskap och erfarenhet gör skillnad. BOB sköter resten av processbygget därifrån.

När chefer slipper lägga timmar på att formulera utkast och formatera dokument frigörs kapacitet för de samtal och beslut som bara de kan hantera. Rekrytering blir någonting de kan genomföra med hög kvalitet utan att det slukar hela deras kalender. Stange kommun fortsätter att utforska fler områden där BOB kan avlasta det processtunga arbete som omger chefsuppdraget. Ambitionen är inte att automatisera ledarskapet – utan att ge cheferna tillbaka tiden och det mentala utrymmet för det mänskliga arbete som rollen verkligen kräver.

Presskontakt Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Om Stange kommun

Stange är en kommun i Innlandet fylke i Norge med drygt 20 000 invånare och fler än 1 500 anställda. Regionen kallas ofta för Norges gröna lunga och är känd för sitt vackra kulturlandskap och sin roll som ett av landets främsta jordbrukscentrum. I partnerskap med Intric driver kommunen nu innovation framåt genom att pilotanvända AI, bland annat inom HR-avdelningen. stange.kommune.no

Om Intric 

Intric bygger suverän AI-infrastruktur för offentliga verksamheter och kritiska institutioner. Plattformen gör det möjligt för organisationer att driftsätta AI-assistenter och agenter på sin egen data, under egen styrning och utan beroende av extern molninfrastruktur. Intric är utvecklat i Sverige och används aktivt av fler än 80 reglerade verksamheter runtom i Norden och Tyskland. Grundat 2021 med huvudkontor i Stockholm. intric.ai