Näin Stangen kunnan tekoäly auttaa esihenkilöitä rekrytoimaan varmemmin

Esihenkilöiden odotetaan hallitsevan vähän kaikkea. HR-prosesseja, budjetteja, tiimidynamiikkaa, strategiaa ja operatiivista toimintaa. Lista on pitkä, mutta aika ja resurssit kaiken hoitamiseen rajalliset. Rekrytointi ei tee poikkeusta. Kun tehtävä avautuu, paine sen täyttämiseen kasvaa nopeasti. Ajan ollessa kortilla herää kiusaus kaivaa esiin viimevuotinen ilmoitus, viilata lause tai kaksi ja edetä sillä.

Tuloksena on prosessi, joka nojaa liiaksi vanhaan ja tuttuun. Palkataan samoilla osaamisprofiileilla, jotka toimivat viime kerralla – pysähtymättä pohtimaan, ovatko juuri ne taidot edelleen oikeita. Tehtävä on voinut muuttua. Tiimi on voinut muuttua. Organisaatio on voinut muuttua. Silti työpaikkailmoitus näyttää samalta kuin viisi vuotta sitten. Stangen kunnassa todettiin, että asiat on voitava tehdä paremmin.

Esittelyssä BOB  

BOB on tekoälyavustaja, joka on kehitetty tukemaan esihenkilöitä läpi koko rekrytointiprosessin. Se hoitaa laadukkaalle rekrytoinnille ominaisen aikaavievän ja dokumenttirakenteisen työn, jotta esihenkilöt voivat keskittyä siihen osuuteen, joka todella vaatii heidän asiantuntemustaan.

Tuo osuus on tehtävän todellisen luonteen ymmärtäminen. Mitä organisaatio juuri nyt oikeasti tarvitsee? Millainen ihminen menestyy tässä tiimissä? Mitä haasteita hänen tulee pystyä ratkaisemaan? Nämä ovat kysymyksiä, joita esihenkilön on punnittava. BOB auttaa kaikessa, mitä seuraa tämän jälkeen.

Työpaikkailmoituksesta haastattelurunkoon, käytännön tehtävään, toiseen haastatteluun ja kandidaattien arviointimatriisiin – BOB tuottaa valmiit työluonnokset muutamassa minuutissa. Jokainen vaihe perustuu ajantasaiseen tutkimustietoon, teoriaan ja rekrytoinnin parhaisiin käytäntöihin. Esihenkilö käy materiaalin läpi, tekee tarkennuksia ja sparraa BOBin kanssa, kunnes jokainen asiakirja vastaa tarkasti kyseistä tehtävää. Työ, joka ennen vei tunteja, hoituu nyt murto-osassa ajasta.

Miten se toimii 

Kaikki alkaa tehtäväanalyysistä. Ennen kuin mitään kirjoitetaan, esihenkilö käy läpi tehtäväanalyysin. Miksi tämä tehtävä on olemassa? Mitä vastuita ja tuloksia siihen liittyy? Mitä osaamista todella tarvitaan? Miten rooli asettuu tiimiin ja laajempaan organisaatioon?

BOB tekee tehtäväanalyysin laatimisesta mahdollisimman vaivatonta. Osa esihenkilöistä äänittää keskustelun ja lataa sen järjestelmään. Toiset tuovat pohjaksi olemassa olevaa aineistoa, kuten vanhan toimenkuvan tai organisaatiokaavion. Heille, jotka ajattelevat mieluiten ääneen, BOB toimii vuorovaikutteisena sparrauskumppanina käyden kysymykset läpi askel askeleelta. Yhteistyöhön on useita eri tapoja.

Ratkaisevaa on lopputulos. Tehtäväanalyysi toimii vankkana perustana kaikille seuraaville vaiheille. Työpaikkailmoitus, haastattelurungot ja arviointikriteerit kumpuavat kaikki samasta lähteestä. Juuri tämä tekee prosessista alusta loppuun saakka yhtenäisen kokonaisuuden irrallisten mallipohjien sijaan.

Tehtäväanalyysistä työpaikkailmoitukseen  

Kun tehtäväanalyysi on valmis, BOB laatii ilmoitusluonnoksen organisaation omaan pohjaan. Kielen tavoitteena on olla selkeää ja täsmällistä – ei luettelo yleisluonteisia ominaisuuksia, jotka voisivat sopia mihin tahansa tehtävään missä tahansa organisaatiossa.

Geneerisiä ilmauksia on helppo kirjoittaa, mutta niiden pohjalta on vaikea toimia. Kun ilmoituksessa toivotaan "rakenteellista ja yhteistyökykyistä" hakijaa, se kertoo lukijalle hyvin vähän. BOB menee pintaa syvemmälle: se auttaa esihenkilöä sanoittamaan, miltä "rakenteellisuus" konkreettisesti näyttää tässä tehtävässä ja mitä "yhteistyö" tarkoittaa arjen käytännöissä. Lopputuloksena on ilmoitus, joka antaa hakijoille todenmukaisen kuvan siitä, mihin he todellisuudessa hakevat.

Ensimmäinen haastattelu

Tehtäväanalyysissä määriteltyjen kriteerien pohjalta BOB luo haastattelurungon. Kysymykset pureutuvat roolin eri osa-alueisiin, ja niiden tueksi tarjotaan suositeltuja jatkokysymyksiä. Nämä on suunniteltu auttamaan esihenkilöä erottamaan, mitä hakija on todellisuudessa tehnyt ja mikä on ollut hänen oma konkreettinen panoksensa. Tämä ero on merkittävä: se erottaa hakijan, joka oli paikalla onnistumisen hetkellä, siitä, joka todellisuudessa vei asian maaliin.

BOB voi myös valmistella lyhyen esityksen organisaatiosta ja avoinna olevasta tehtävästä käytettäväksi ensimmäisellä haastattelukierroksella. Pieni asia, mutta se antaa hakijalle aidon käsityksen tulevasta työympäristöstä ilman, että esihenkilön tarvitsee koota esitystä kiireessä kasaan.

Käytännön tehtävä ja toinen haastattelu

Valmiin tehtävän suoran tarjoamisen sijaan BOB esittelee muutamia vaihtoehtoisia lähestymistapoja käytännön työnäytteeksi. Esihenkilö valitsee niistä sopivimman, ja BOB auttaa määrittelemään ja terävöittämään toimeksiannon ennen sen esittämistä hakijoille.

Tehtävä suunnitellaan muistuttamaan aitoa työtilannetta. Tämä on tarkoituksellista: kun hakija ratkaisee roolin todellisia haasteita heijastelevaa tehtävää, esihenkilö saa huomattavasti luotettavamman kuvan hänen ajattelutavastaan ja todellisesta osaamisestaan. Se on tutkitusti yksi vahvimmista tulevan työsuorituksen ennustajista.

Toinen haastattelu rakentuu käytännön tehtävän ympärille: Miten hakija perusteli ratkaisunsa? Mitä asioita hän jätti huomiotta ja miksi? Mitkä kompromissit olivat vaikeimpia? Näiden pohjalta BOB ehdottaa kysymyksiä, joiden avulla esihenkilö pääsee syvemmälle hakijan osaamiseen tehtävän kannalta kriittisimmillä osa-alueilla.

Hakijoiden arviointi  

Haastattelujen päätyttyä BOB laatii jäsennellyn arviointiasiakirjan, joka kytkeytyy suoraan prosessin aikana tutkittuihin kriteereihin. Jokainen osa-alue pisteytetään asteikolla 1–5, ja jokaiselle tasolle on selkeä sanallinen kuvaus. Tavoitteena on auttaa rekrytointitiimiä kalibroimaan näkemyksensä yhteen niin, että annettu arvosana merkitsee samaa jokaiselle huoneessa olijalle.

Stangen kunta selvittää lisäksi mahdollisuutta hyödyntää BOBia räätälöidyn perehdytyssuunnitelman suosittelemisessa oikean henkilön löydyttyä. Selkeä runko ensimmäisille viikoille: aloituspäivä, tiimiin tutustuminen, järjestelmät ja käyttöoikeudet, oleelliset palaverit, mentorointi tarpeen mukaan sekä yhteinen odotusten läpikäynti. Sama tehtävän syvällinen ymmärrys, joka ohjasi rekrytointia, siirtyy suoraan työn aloitukseen.

Yksi asia ei muutu

BOBilla ei ole koko prosessin aikana pääsyä hakijoiden henkilötietoihin. Se ei arvioi heitä, ei aseta heitä järjestykseen eikä muodosta näkemystä heidän soveltuvuudestaan. Sen ainoana tehtävänä on tukea esihenkilöä perusteellisen ja laadukkaasti jäsennellyn prosessin rakentamisessa – ei tehdä varsinaisia päätöksiä.

Tämä rajaus on vahvuus, ei rajoitus. Ihmisten arviointi ja valinta säilyvät täysin ihmisten vastuulla. BOB on mukana varmistamassa, että esihenkilö voi tehdä tuon päätöksen parhaalla mahdollisella valmistautumisella.

Kokonaiskuva  

Hyvä työpaikkailmoitus, vankka haastattelurunko, laadukas käytännön ennakkotehtävä – nämä kaikki ovat tärkeitä asioita. Ne eivät kuitenkaan ole sitä työtä, mihin esihenkilön aika kannattaa ensisijaisesti käyttää. Ainoa tehtävä, jonka vain esihenkilö voi tehdä, on oivaltaa, mitä rooli todella tarvitsee. Ei sitä, mitä se vaati viime kerralla, vaan juuri nyt, tässä tiimissä ja tähän tarpeeseen. Siinä esihenkilön asiantuntemus ja kokemus tekevät todellisen eron. BOB huolehtii muun prosessin rakentamisesta siitä eteenpäin.

Kun esihenkilön ei tarvitse käyttää tunteja tekstien luonnosteluun ja muotoiluun, hänelle vapautuu aikaa ja voimavaroja niihin keskusteluihin ja päätöksiin, joita kukaan muu ei voi tehdä. Rekrytoinnista tulee tehtävä, jonka voi hoitaa laadukkaasti ilman, että se syö koko kalenteria. Stangen kunta jatkaa uusien kohteiden kartoittamista, joissa BOB voi kantaa esihenkilön työn ympärille kertyvää raskasta prosessitaakkaa. Tavoitteena ei ole johtamisen automatisointi, vaan ajan ja henkisen tilan palauttaminen esihenkilöille sitä inhimillistä työtä varten, jota heidän roolinsa aidosti vaatii.

Lehdistökontakti Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Tietoa Stangen kunnasta

Stange on kunta Norjan Innlandetissa. Siellä on reilut 20 000 asukasta ja yli 1 500 kunnan työntekijää. Alue tunnetaan ”Norjan vihreänä keuhkona”, joka on kuuluisa kauniista kulttuurimaisemistaan ja asemastaan yhtenä maan merkittävimmistä maatalouskeskuksista. Yhteistyössä Intricin kanssa kunta vie innovaatioita eteenpäin kokeilemalla tekoälyä muun muassa henkilöstöhallinnossa. stange.kommune.no

Tietoa Intricistä

Intric kehittää suvereenia tekoälyinfrastruktuuria julkishallinnolle ja säännellyille organisaatioille. Alustan avulla organisaatiot voivat ottaa käyttöön tekoälyavustajia ja -agentteja omien tietojensa pohjalta ja oman hallintamallinsa mukaisesti – täysin ilman riippuvuutta ulkoisesta pilvi-infrastruktuurista. Intric on kehitetty Ruotsissa, ja sitä käyttää aktiivisesti yli 80 säänneltyä organisaatiota Pohjoismaissa ja Saksassa. Perustettu vuonna 2021, pääkonttori Tukholmassa. intric.ai