Översikt

Lidköpings kommun har implementerat Intrics AI-drivna assistent för att effektivisera arbetet med att ta fram policydokument och beslutsunderlag. Genom att använda AI har kommunen drastiskt minskat tiden som läggs på att förbereda beslutsunderlag. Intrics AI gör det möjligt för alla medarbetare att snabbare producera högkvalitativa och konsekventa dokument, vilket frigör tid för strategiskt arbete och förbättrar kvaliteten på det politiska beslutsstödet.

Utmaning

Att ta fram tjänsteutlåtanden och beslutsunderlag för politiska beslut var en tidskrävande uppgift som ofta krävde manuell informationsinsamling, följsamhet till kommunikationsriktlinjer och granskning av tidigare dokument. Medarbetarna stod inför:

- Hög tidsåtgång: Förberedelse av beslutsunderlag tog mycket tid, med omfattande repetitivt skriv- och redigeringsarbete, vilket tog cirka 2–4 timmar per dokument.

- Inkonsekvens: Kvalitet och formatering varierade mellan dokument eftersom de behövde följa kommunikationsriktlinjer och tidigare godkända mallar.

- Hög arbetsbelastning: Den manuella dokumentprocessen lämnade mindre tid för strategiska eller värdeskapande aktiviteter.

Lösning

Lidköping införde en AI-assistent byggd på Intrics plattform, utvecklad för:

- AI-drivet utkastskrivande: Medarbetare använder nu AI som stöd för att skapa politiska beslutsunderlag. Lösningen använder befintliga kommunikationsriktlinjer och exempel på välformulerade dokument för att säkerställa kvalitet och enhetlighet.

- Att automatisera strukturering, utkast och språklig förbättring av beslutsmaterial.

- Att erbjuda förslag och mallar för olika dokumenttyper, vilket säkerställer konsekvens och följsamhet.

- Tidsbesparingar: Med AI-verktyget har tidsåtgången per dokument minskat med 70–80 %, vilket avsevärt reducerar medarbetarnas arbetsbörda.

Till skillnad från generiska AI-verktyg är Intrics lösning anpassad för offentlig sektor och säkerställer datasuveränitet, spårbarhet och sömlös integration med befintliga system. Plattformen är användarvänlig och kräver ingen teknisk expertis, vilket gör den tillgänglig för alla medarbetare.

Resultat

- Betydande tidsbesparingar: Uppskattat 700 timmar sparade årligen.

- Konsekvent kvalitet: Policydokument är nu mer enhetliga, tydliga och i linje med kommunens standarder.

- Snabbare handläggning: Medarbetare kan producera beslutsunderlag snabbare, vilket möjliggör mer agil styrning.

- Stärkt personal: Alla medarbetare, oavsett teknisk bakgrund, kan nu bidra till arbete av hög kvalitet.

- Ökat fokus: Medarbetare kan lägga mer tid på strategiska initiativ och samhällsnära arbete istället för att ägna timmar åt dokumentation.