Überblick

Die Gemeinde Lidköping hat Intrics KI-gestützten Assistenten eingeführt, um die Erstellung von Richtliniendokumenten und Entscheidungsunterlagen zu optimieren. Durch den Einsatz von KI hat die Gemeinde den Zeitaufwand für die Vorbereitung politischer Entscheidungsunterlagen drastisch reduziert. Intrics KI befähigt alle Mitarbeitenden, schneller hochwertige und konsistente Dokumente zu erstellen, wodurch mehr Zeit für strategische Arbeit frei wird och die Qualität der politischen Entscheidungsgrundlagen verbessert wird.

Herausforderung

Das Erstellen von Mitarbeiterberichten und Entscheidungsunterlagen für politische Entscheidungen war eine zeitaufwendige Aufgabe, die oft die manuelle Zusammenstellung von Informationen, die Einhaltung von Kommunikationsrichtlinien und die Prüfung früherer Dokumente erforderte. Die Mitarbeitenden standen vor folgenden Herausforderungen:

- Hoher Zeitaufwand: Die Erstellung von Entscheidungsunterlagen war zeitintensiv; es wurden 2–4 Stunden pro Dokument für sich wiederholende Entwurfs- und Überarbeitungsarbeiten benötigt.

- Inkonsequenz: Qualität und Formatierung variierten zwischen den Dokumenten, da Kommunikationsrichtlinien und frühere Beschlussvorlagen manuell berücksichtigt werden mussten.

- Arbeitsüberlastung: Mitarbeitende hatten weniger Zeit für strategische oder wertschöpfende Aufgaben, da die Dokumentenerstellung viel manuellen Aufwand erforderte.

Lösung

Lidköping führte einen KI-Assistenten auf Basis der Intric-Plattform ein, der dafür entwickelt wurde:

- KI-gestützte Texterstellung: Mitarbeitende nutzen KI zur Unterstützung bei der Erstellung politischer Unterlagen. Die Lösung basiert auf bestehenden Kommunikationsrichtlinien und Beispielen hochwertiger Dokumente, um Konsistenz und Qualität sicherzustellen. 

- Automatisierung der Strukturierung, Formulierung und sprachlichen Verfeinerung von Entscheidungsunterlagen.

- Vorschläge und Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen, um Einheitlichkeit und Compliance sicherzustellen.

- Zeiteffizienz: Durch das KI-Tool wurde der Zeitaufwand pro Dokument um 70–80 % reduziert, was die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden erheblich senkt.

Im Gegensatz zu generischen KI-Tools ist Intrics Lösung speziell für Arbeitsabläufe im öffentlichen Sektor entwickelt und gewährleistet Datensouveränität, Prüfbarkeit sowie nahtlose Integration in bestehende Systeme. Die Plattform ist benutzerfreundlich und erfordert keine technische Expertise, wodurch sie für alle Mitarbeitenden zugänglich ist.

Ergebnis

- Erhebliche Zeitersparnis: Geschätzte 700 Stunden werden jährlich eingespart.

- Konsistente Qualität: Richtliniendokumente sind nun einheitlicher, klarer und entsprechen den kommunalen Standards.

- Schnellere Bearbeitung: Mitarbeitende können Entscheidungsunterlagen schneller erstellen, was eine agilere Verwaltung ermöglicht.

- Gestärkte Mitarbeitende: Alle Mitarbeitenden können nun – unabhängig von ihrem technischen Hintergrund – zu hochwertiger politischer Arbeit beitragen.

- Mehr Fokus: Mitarbeitende können mehr Zeit in strategische und bürgerorientierte Aufgaben investieren, statt übermäßig viel Zeit mit Dokumentation zu verbringen.