Som en medelstor svensk kommun med över 3 500 anställda står Katrineholm inför samma press som kommuner och myndigheter överallt: leverera mer med mindre. Med Intric visade de att AI kan skapa verkligt värde för en kommun – och göra det snabbt.

Utmaningen

Över hela Sverige och Europa är kommuner och myndigheter pressade att leverera mer välfärd med färre resurser. AI ingår nu i många digitaliseringsstrategier, men i praktiken stannar det ofta vid små piloter inom centrala IT- och digitaliseringsteam.

Katrineholms tidiga AI-experiment visade utmaningen: att identifiera användningsfall gick långsamt, att bygga assistenter centralt var resurskrävande, och tillgängliga AI-lösningar uppfyllde inte regulatoriska krav. De flesta AI-plattformar krävde teknisk kompetens eller till och med kodning – vilket höll AI inlåst hos specialister istället för att nå människorna ute i verksamheten.

Som Shamil, AI-ansvarig, uttryckte det:

Katrineholm behövde en AI-plattform som icke-teknisk personal kunde använda säkert och självständigt, i linje med kommunal styrning, GDPR och informationssäkerhet. Därför valde de Intric.

Resan: Hur Katrineholm gick från piloter till bred användning

Katrineholms tidiga AI-arbete visade potential men saknade kompetens och struktur för att skala. Kompetensutveckling blev katalysatorn: genom att utbilda ledare, chefer och nyckelpersoner så att hela organisationen förstod vad AI kunde göra och hur man använder det säkert.

Den första assistenten tog cirka tre veckor att bygga och driftsätta. Idag skapar förvaltningar fungerande assistenter på en dag. Accelerationen återspeglar både ökad plattformskunskap och organisatorisk AI-mognad.

Alla 6 förvaltningarna använder nu Intric, med planerad driftsättning för alla 3 500+ anställda. Katrineholm har gått från en handfull prototyper till dussintals assistenter byggda över hela organisationen. Exempel inkluderar:

1) Den kommungemensamma kunskapsassistenten

IKAI ger personalen omedelbar tillgång till rutiner, riktlinjer och policyer, assistenten är expert på kommunen. Den byggdes och driftsattes inom veckor och blev en snabb, organisationsövergripande ingång till korrekt information.

2) Vårdassistenten

Stödjer vårdpersonal med rutiner, beslutsstöd och översättningar. Särskilt värdefull för ny personal och medarbetare med svenska som andraspråk. Höjer kvaliteten på dokumentation och förbättrar efterlevnaden av vårdrutiner.

3) Avtalsgranskaren 

Avtalsgranskaren hjälpte dem att gå igenom stora avtal och tolka dem, vilket gjorde det möjligt att därefter granska inkommande fakturor. I granskningen framkom att de hade fått felaktigt fakturaunderlag och efter juridisk granskning krediterades betydande belopp, vilket tydligt visade AI-lösningens ekonomiska effekt och lade grunden för fortsatt automation av fakturakontroll och avtalsrelaterade processer.

En organisation i transformation

På tolv månader gick Katrineholm från isolerade AI-experiment till organisationsövergripande AI-användning.

AI-mognaden har ökat drastiskt. Personal på alla kompetensnivåer förstår nu vad AI kan göra och använder det aktivt i det dagliga arbetet. Kanske mest slående: transformationen nådde grupper många trodde skulle göra motstånd. Som Shamil noterar:

Från push till pull. Den första assistenten tog tre veckor att bygga; idag skapar förvaltningar fungerande assistenter på en dag. De kommer till digitaliseringsteamet med egna användningsfall och bygger lösningar själva. AI är inte längre inlåst i IT – det är en kapacitet i hela organisationen.

"I början var vi tvungna att gå ut till förvaltningarna och ta reda på vad de behövde. Nu är det annorlunda. De kommer till oss dagligen med idéer till assistenter de vill bygga.”

Transformationen var inte bara teknisk – den var kulturell, organisatorisk och strategisk. Och den hände på ett år.

Framtiden för Katrineholm

Katrineholms AI-resa fortsätter att accelerera. Tillgången till AI planeras att breddas under 2026 för alla 3 500+ anställda, vilket gör att samtliga kommer ha tillgång till assistenter för att stötta det dagliga arbetet i både datorer och mobila enheter. Katrineholm kommer även fortsätta skala sina mest framgångsrika användningsfall – särskilt inom socialtjänsten.

Det som började som pilot har blivit organisatorisk förmåga – Katrineholm har inte bara anammat AI, de har byggt infrastrukturen för att fortsätta utvecklas med den.