Hur ett enda användningsfall visar vad AI kan göra inom offentlig förvaltning

Det var ingen stor digitaliseringsoffensiv, inget miljonprojekt med extern finansiering. Det var helt enkelt en uppgift som behövde utföras – och frågan om den den här gången kunde tas an på ett annat sätt.

Bygglovsavdelningen vid Espelkamps stadförvaltning stod inför uppgiften att ta fram en heltäckande läges- och effektrapport för ett stadsutvecklingsprojekt inom programmet "Soziale Stadt" ("Social stad"). Rapporten skulle täcka nästan två decennier av arbete – från 2007 till 2026. Inlämningsfristen till distriktsregeringen var snäv. Uppdragets omfattning var avsevärd.

Sådana uppgifter hamnar i kommunerna ofta hos externa konsulter. Det är visserligen inte alltid den bekvämare, men den mest självklara lösningen: för tidskrävande, för dokumenttung, för långt utanför den löpande verksamheten. I Espelkamps fall uppskattades kostnaden för extern upphandling till runt 15 000 euro.

Ett nytt alternativ

Sedan i somras har alla medarbetare i Espelkamps stadförvaltning tillgång till AI-plattformen Intric. Den introducerades och förvaltas av det specialiserade e-förvaltningsteamet – en liten enhet som inledningsvis testade plattformen under en pilot- och projektfas och anpassade den efter förvaltningens behov. Plattformen driftas i leverantörens dedikerade molnmiljö och kräver inga större IT-personalresurser.

När uppdraget att ta fram effektrapporten kom in beslutade e-förvaltningsteamet att prova en annan väg.

Så här gick det till

Teamet formulerade en noggrant utarbetad prompt och använde den för att konfigurera en dedikerad AI-assistent – utrustad med fler än 30 projektdokument, en del mycket omfattande, som under åren samlats kring stadsutvecklingsprojektet. Denna medvetna avgränsning till det relevanta kunskapsunderlaget hade också en praktisk fördel: den håller förbrukningen av beräkningskapacitet inom rimliga gränser – en detalj som spelar roll vid regelbunden användning.

Hela processen – från utformning och konfiguration av assistenten till förberedelse av dokumenten och det fackliga stödet till bygglovsavdelningen – genomförde teamet självständigt, utan extern hjälp.

Det assistenten sedan levererade var varken ett första råutkast eller ett grovt skelett: det var ett fullständigt, strukturerat rapportutkast som bygglovsmedarbetarna fackligt kunde granska, komplettera och slutföra. Varje påstående i rapporten kunde spåras tillbaka till källdokumenten – en egenskap som inte bara garanterade spårbarheten utan också skapade förtroende för det färdiga dokumentet.

Resultatet

Rapporten – elva sidor, officiell, klar för inlämning – var färdig inom en förmiddag. Den totala interna arbetsinsatsen uppgick till knappt fem timmar.

Därigenom hade ett enda användningsfall återbetalat mer än hälften av de årliga licenskostnaderna för Intric. En kalkyl som är omedelbart begriplig även för skeptiker.

Vad fallet innebär

För teamet självt låg projektets värde inte enbart i det ekonomiska. Det var också ett bevis på att medarbetare inom förvaltningen kan ta komplex kunskapsarbete i egna händer med hjälp av AI – utan att spårbarhet eller kvalitet offras. Särskilt anmärkningsvärt är tidsramen: Intric hade vid det laget knappt varit i produktiv drift i två månader. Att ett så konkret, mätbart värde uppstår så snabbt är på intet sätt självklart – och motverkar en utbredd tvekan kring AI-införande i offentlig sektor: att mervärdet först visar sig på lång sikt.

Detta är ingen självklarhet. AI-införanden i offentlig sektor behöver praktiska bevis, inte löften. De behöver exempel som visar: det här fungerar, det är hanterbart, och det ger resultat.

Espelkamp har levererat ett sådant exempel – och ett som uttryckligen också vänder sig till mindre och medelstora kommuner. Roland Schlömer, e-förvaltningskoordinator för staden, sammanfattar erfarenheten så här:

- "Det var viktigt för oss från allra första början att vi kunde driva plattformen självständigt – utan att vara beroende av extern support vid varje steg. Samtidigt är utbytet med Intric nära: återkoppling från vardagsarbetet kan direkt flöda in i den fortsatta utvecklingen. Det gör ett sådant verktyg till ett realistiskt alternativ även för kommuner utan ett stort IT-kontor. Desto mer betydelsefullt är det att en sådan plattform kan införas – och användas produktivt och ansvarsfullt – med begränsade personalresurser."

Det finns också en effekt som är svårare att sätta i siffror, men som är minst lika viktig: ett så konkret användningsfall bär med sig acceptansen för ett sådant verktyg till hela förvaltningen. Den som ser att kollegor i den egna organisationen med hjälp av AI under en förmiddag klarat av en uppgift som man annars hade beställt av externa specialister behöver inga abstrakta argument längre. Även medarbetare som hittills ägnat lite uppmärksamhet åt digitala verktyg hittar en lättillgänglig ingång – och uppnår snabbt egna, påtagliga framgångar.

Läges- och effektrapporten om Soziale Stadt är inte slutet på historien, utan dess hittills tydligaste kapitel. Inom en rad andra områden – från textredigering till research och till framtagning av beslutsunderlag – rapporterar medarbetare om märkbar avlastning i vardagsarbetet. Den enda rapport som bokstavligen betalade för verktyget är representativ för en nytta som löper genom hela förvaltningen.

Presskontakt Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Om Espelkamps stad

Espelkamps stadförvaltning är kommunens centrala organisation för lokal förvaltning. Den stödjer borgmästaren och de valda kommunala organen, förbereder och genomför kommunala beslut samt tillhandahåller löpande offentliga tjänster till invånare och lokala företag inom en rad administrativa områden. Espelkamp har ungefär 25 800 invånare.

Om Intric

Intric är en suverän AI-plattform för myndigheter och samhällskritiska institutioner. Plattformen gör det möjligt för organisationer att driva AI-assistenter och AI-agenter på sina egna data, under egen styrning, utan beroende av extern molninfrastruktur. Intric är utvecklat i Sverige och används aktivt vid reglerade institutioner i Norden och i Tyskland. Företaget grundades 2021 och har sitt huvudkontor i Stockholm. Intric.ai