Von drei Monaten auf eine Woche: Wie das Stadtplanungsamt die Bebauungsplanung mit KI effizienter gestaltet hat

Was passiert, wenn drei Monate manuelle Dokumentenarbeit auf eine Woche reduziert werden können? Beim Stadtplanungsamt der Stadt Stockholm ist KI zu einer konkreten Unterstützung im Bebauungsplanungsprozess geworden.

Die Planungsabteilung des Stadtplanungsamts der Stadt Stockholm bewältigt ein umfangreiches Arbeitsaufkommen. Die Bebauungsplanung für große Projekte kann in der Anhörungs- und Prüfungsphase jeweils über tausend Stellungnahmen generieren – von Referenzinstanzen, Organisationen und Privatpersonen. Das Zusammenstellen, Interpretieren und Bewerten dieser Stellungnahmen war früher ein schwerfälliger Prozess, der erhebliche Zeit jedes Sachbearbeiters in Anspruch nahm. Neben dem Anhörungsbericht/Prüfungsgutachten wird außerdem ein Dienstgutachten erstellt, das mehrere Stufen interner Prüfung durchläuft.

Ein einzelner Anhörungsbericht konnte früher drei Monate Vollzeitarbeit erfordern. Für Dienstgutachten rechnete man mit zwei Wochen pro Fall. Die Sachbearbeiter lasen manuell E-Mails durch, interpretierten den Inhalt, kürzten den Text und erfassten ihn im System – ein Prozess, der sowohl zeitaufwendig als auch geistig erschöpfend war.

Was sie taten? In mid-May, the Planning Department opened the Intric assistant to the entire department and began experimenting with two specific tasks:

1. Anhörungsberichte / Prüfungsgutachten

Der Assistent erhielt die Aufgabe, Hunderte von Stellungnahmen zu sortieren, zusammenzufassen und zu bewerten. Es war jedoch entscheidend, die richtige Balance zwischen verschiedenen Arten von Eingaben zu finden: Alle Stellungnahmen mussten entsprechend den Richtlinien und ihrer Relevanz korrekt bewertet werden.

Durch iterative Entwicklungsarbeit fanden sie eine Lösung, die mit dieser vieldeutigen Bewertungsaufgabe umgehen konnte. Stellungnahmen wurden gemäß den korrekten Anweisungen und Beurteilungen in der richtigen Struktur zusammengestellt.

2. Dienstgutachten

Für diese Aufgabe verfügte die Abteilung bereits über eine solide interne Wissensdatenbank: Hunderte von Dienstgutachten, die jährlich in etablierten Formaten und einem einheitlichen Sprachstil verfasst wurden, sowie Steuerungsdokumente zur Formulierungsweise des Amts. Dies wurde zum Schlüssel. Der Assistent erlernte den internen Stil anhand dieses Materials und konnte anschließend neue Dienstgutachten formulieren, die die Vorgesetzten der Sachbearbeiter nicht von menschlich verfassten Texten unterscheiden konnten – mehrere stellten sogar fest, dass die KI-generierten Dokumente vielen manuell geschriebenen vorzuziehen waren.

Die Sachbearbeiter behielten die Kontrolle, indem sie alle Stellungnahmen selbst verfassten, während der Assistent die Formulierung übernahm. Einige wünschten Feedback vor dem Endergebnis; andere zogen es vor, nachträglich Anpassungen vorzunehmen. Flexibilität war dabei wichtig.

Nach nur einem Monat führte die Planungsabteilung eine Umfrage durch:

• Fast alle Sachbearbeiter nutzen den Assistenten täglich

• Fast alle verzeichnen erhebliche Zeitersparnisse

• Fast alle sind sehr zufrieden

Nach den ersten Messungen sind die geschätzten Auswirkungen beeindruckend:

Anhörungsberichte / Prüfungsgutachten:

3 Monate → 1 Woche = ~12 Wochen

Dienstgutachten

2 Wochen → 1 Tag = ~1–2 Wochen

Ein Sachbearbeiter, der früher drei Monate an einem Anhörungsbericht und Prüfungsgutachten gearbeitet hat, kann dieselbe Arbeit nun in wenigen Tagen liefern – und mit höherer Qualität. Bei der neuen Zeitplanung für Bebauungsplanungsprojekte kann die Abteilung bestimmte Phasen nun von drei Monaten auf einige Wochen verkürzen. Bei Projekten mit einer Laufzeit von 10–15 Jahren kann dies eine Beschleunigung um mehrere Monate bedeuten.

Der Effekt breitet sich aus

Ein unerwarteter Nebeneffekt: Die Zeitersparnis betraf nicht nur die Sachbearbeiter, sondern auch die Führungsebene, die nun von der Sprachkorrektur entlastet wird.

Für das Stadtplanungsamt der Stadt Stockholm als Organisation bedeutet dies potenziell, dass Bebauungsplanungsprozesse verkürzt und Kapazitäten für qualitativ hochwertigere Arbeit freigesetzt werden können.

Wie sie es geschafft haben

Begrenzter anfänglicher Umfang. Sie versuchten nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Sie konzentrierten sich auf zwei konkrete, textlastige Aufgaben, bei denen ein Sprachmodell einen klaren Mehrwert bot.

Zusammenarbeit in der Organisation. Sachbearbeiter und ein technisch versierter Mitarbeiter experimentierten gemeinsam. Dadurch konnten Prompts und Arbeitsabläufe an die Realität angepasst werden.

Iterative Entwicklung. Sie erkannten die Auswirkungen früh, arbeiteten danach aber iterativ, um Qualität und die gewünschten Ergebnisse sicherzustellen, die in der Praxis funktionieren.

Bewusstsein. Sie erkannten, dass der Wert des Assistenten darin lag, den administrativen Aufwand zu beseitigen (Lesen, Interpretation, Zusammenfassung, Formulierung). Entscheidungen und Verantwortung hingegen müssen beim Sachbearbeiter verbleiben.

In der Praxis bedeutet das: Der Sachbearbeiter verfasst die Stellungnahme (den Teil, der Fachwissen, Urteilsvermögen und Verantwortung erfordert), und der Assistent wandelt sie in die richtige Sprache und Struktur um. Der Sachbearbeiter prüft jeden Output, bevor er versandt wird. So wird sichergestellt, dass alle Dokumentation qualitätsgesichert ist und auf echtem Fachwissen und Autorität beruht.

Weitergabe und Zusammenarbeit

Die Planungsabteilung teilt ihre Prompts und Arbeitsweisen gerne mit anderen kommunalen Planungsbehörden. Anhörungsberichte und Dienstgutachten sind Prozesse, die viele Kommunen kennen. Es gibt keinen Grund, das Rad neu zu erfinden.

Pressekontakt: Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

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