Wie ein einziger Anwendungsfall zeigt, was KI in der Verwaltung kann

Es war keine große Digitalisierungsoffensive, kein millionenschweres Förderprojekt. Es war schlicht eine Aufgabe, die erledigt werden musste – und die Frage, ob sie diesmal anders angegangen werden kann.

Der Bereich Bauordnung der Stadt Espelkamp stand vor der Aufgabe, einen umfassenden Fortschritts- und Wirkungsbericht für ein Stadtentwicklungsprojekt im Rahmen des Programms „Soziale Stadt" zu erstellen. Abzudecken waren knapp zwei Jahrzehnte Arbeit – von 2007 bis 2026. Die Einreichungsfrist bei der Bezirksregierung war knapp. Der Umfang des Vorhabens war beträchtlich.

Solche Aufgaben landen in Kommunen häufig bei externen Beraterinnen und Beratern. Das ist oft nicht die bequemste, aber die naheliegendste Lösung: zu zeitaufwendig, zu dokumentenlastig, zu sehr außerhalb des laufenden Betriebs. Im Fall von Espelkamp lagen die geschätzten Kosten für eine externe Vergabe bei rund 15.000 Euro.

Eine neue Option

Seit diesem Sommer steht allen Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Espelkamp die KI-Plattform Intric zur Verfügung. Eingeführt und betreut wird sie vom Fachteam E-Government – einer kleinen Einheit, die die Plattform zunächst in einer Test- und Projektphase erprobt und auf die Bedarfe der Verwaltung abgestimmt hatte. Die Plattform läuft in der dedizierten Cloud des Anbieters und kommt ohne große IT-Personalressourcen aus.

Als der Auftrag für den Wirkungsbericht eintraf, beschloss das E-Government-Team, es anders zu versuchen.

Wie es funktionierte

Das Team erstellte einen sorgfältig formulierten Eingabeprompt und richtete damit einen dedizierten KI-Assistenten ein – ausgestattet mit über 30 teils sehr umfangreichen Projektdokumenten, die über die Jahre zu dem Stadtentwicklungsprojekt zusammengekommen waren. Diese gezielte Begrenzung auf den relevanten Wissensbestand hatte auch einen praktischen Vorteil: Sie hält den Verbrauch von Rechenkapazität in einem überschaubaren Rahmen – ein Detail, das bei regelmäßiger Nutzung durchaus ins Gewicht fällt.

Den gesamten Prozess – von der Konzeption und Konfiguration des Assistenten über die Aufbereitung der Dokumente bis zur fachlichen Begleitung der Bauordnung – setzte das Team eigenständig um, ohne externe Unterstützung.

Was der Assistent dann lieferte, war kein erster Rohansatz und kein grobes Gerüst: Es war ein vollständiger, strukturierter Berichtsentwurf, den die Mitarbeitenden der Bauordnung fachlich prüfen, ergänzen und finalisieren konnten. Jede Aussage darin war auf die Quelldokumente rückführbar – eine Eigenschaft, die nicht nur die Nachvollziehbarkeit sicherte, sondern auch das Vertrauen in das fertige Dokument.

Was dabei herauskam

Der Bericht – elf Seiten, offiziell, einreichungsreif – war innerhalb eines Vormittags erledigt. Der gesamte interne Arbeitsaufwand lag bei knapp fünf Stunden.

Damit hatte ein einziger Anwendungsfall mehr als die Hälfte der jährlichen Lizenzkosten für Intric wieder eingespielt. Eine Rechnung, die auch für Skeptiker unmittelbar verständlich ist.

Was der Fall bedeutet

Für das Team selbst lag der Wert des Projekts nicht allein im Finanziellen. Es war auch ein Beleg dafür, dass Mitarbeitende in der Verwaltung komplexe Wissensarbeit mit KI selbst in die Hand nehmen können – ohne dass dabei Nachvollziehbarkeit oder Qualität auf der Strecke bleiben. Bemerkenswert ist dabei der Zeitrahmen: Intric war zu diesem Zeitpunkt erst seit knapp zwei Monaten im Produktiveinsatz. Dass sich ein so greifbarer, messbarer Nutzen so schnell einstellt, ist keine Selbstverständlichkeit – und entkräftet ein verbreitetes Zögern bei der KI-Einführung im öffentlichen Sektor: dass sich der Mehrwert erst langfristig zeige.

Das ist keine Selbstverständlichkeit. KI-Einführungen im öffentlichen Sektor brauchen praktische Belege, keine Versprechen. Sie brauchen Beispiele, die zeigen: Das funktioniert, das ist beherrschbar, und das bringt etwas.

Espelkamp hat ein solches Beispiel geliefert – und zwar eines, das sich ausdrücklich auch an kleinere und mittlere Kommunen richtet. Roland Schlömer, Koordinator E-Government der Stadt, fasst die Erfahrung so zusammen:

- „Für uns war von Anfang an wichtig, dass wir die Plattform eigenständig betreiben können – ohne bei jedem Schritt auf externe Unterstützung angewiesen zu sein. Gleichzeitig ist der Austausch mit Intric eng: Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag können direkt in die Weiterentwicklung einfließen. Das macht ein solches Werkzeug auch für Kommunen ohne großes IT-Dezernat zu einer realistischen Option. Umso bedeutsamer ist es, dass eine solche Plattform mit überschaubaren Personalressourcen nicht nur eingeführt, sondern produktiv und verantwortungsvoll eingesetzt werden kann."

Hinzu kommt ein Effekt, der sich schwerer in Zahlen fassen lässt, aber mindestens ebenso wichtig ist: Ein so greifbarer Anwendungsfall trägt die Akzeptanz eines solchen Werkzeugs in die gesamte Verwaltung. Wer erlebt, dass Kolleginnen und Kollegen aus dem eigenen Haus mit KI innerhalb eines Vormittags eine Aufgabe erledigen, für die man sonst externe Fachleute beauftragt hätte, braucht keine abstrakten Argumente mehr. Auch Mitarbeitende, die sich bislang wenig mit digitalen Werkzeugen befasst haben, finden einen niedrigschwelligen Einstieg – und erzielen schnell eigene, spürbare Erfolge.

Der Fortschritts- und Wirkungsbericht zur Sozialen Stadt ist dabei nicht das Ende der Geschichte, sondern ihr bisher deutlichstes Kapitel. In zahlreichen weiteren Bereichen – von der Textredaktion über die Recherche bis zur Aufbereitung von Beschlussvorlagen – berichten Mitarbeitende von spürbaren Entlastungen im Arbeitsalltag. Der eine Bericht, der das Werkzeug buchstäblich bezahlte, steht stellvertretend für einen Nutzen, der sich durch die gesamte Verwaltung zieht.

Pressekontakt Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Über die Stadt Espelkamp

Die Stadtverwaltung Espelkamp ist die zentrale Organisation der Kommune für die kommunale Selbstverwaltung. Sie unterstützt den Bürgermeister und die gewählten kommunalen Gremien, bereitet Beschlüsse vor und setzt sie um und erbringt im Rahmen eines breiten Spektrums an Verwaltungsaufgaben laufend öffentliche Dienstleistungen für Einwohnerinnen und Einwohner sowie lokale Unternehmen. Espelkamp hat rund 25.800 Einwohnerinnen und Einwohner.

Über Intric

Intric ist eine souveräne KI-Plattform für Behörden und kritische Institutionen. Die Plattform ermöglicht es Organisationen, KI-Assistenten und KI-Agenten auf Basis eigener Daten zu betreiben – unter eigener Governance, ohne Abhängigkeit von externer Cloud-Infrastruktur. Intric wurde in Schweden entwickelt und wird aktiv bei regulierten Institutionen in den nordischen Ländern und in Deutschland eingesetzt. Das Unternehmen wurde 2021 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Stockholm. Intric.ai