Panoramica

Il Comune di Lidköping ha adottato l’assistente AI di Intric per snellire la redazione di documenti di policy e materiali decisionali. Grazie all’intelligenza artificiale, il tempo dedicato alla preparazione dei materiali decisionali si è ridotto in modo significativo. Intric consente a tutti i dipendenti di produrre documenti uniformi e di qualità più velocemente, liberando risorse per attività strategiche e potenziando il supporto alle decisioni politiche.

La sfida

La redazione di relazioni del personale e dei materiali utili alle decisioni politiche era un compito che richiedeva molto tempo, spesso comportando la compilazione manuale delle informazioni, il rispetto delle linee guida di comunicazione e la revisione di documenti precedenti. I dipendenti dovevano affrontare:

- Tempi di lavoro troppo lunghi: Dalle 2 alle 4 ore per documento venivano utilizzate per compiti ripetitivi di scrittura e modifica.

- Inconsistenza: La qualità e il formato variavano molto tra i documenti a causa del bisogno di adeguare la comunicazione alle linee guida e ai documenti precedentemente approvati.

- Carico di lavoro eccessivo: A causa di questi lunghi lavori manuali, gli impiegati avevano meno tempo da dedicare ad attività di più alto valore strategico e di maggiore importanza. 

La soluzione

Lidköping ha creato con Intric un assistente digitale AI per:

-Redazione assistita da IA: Gli impiegati ora usano l´IA per la creazione di documenti di importanza strategica per il Comune. La piattaforma di Intric utilizza le linee guida di comunicazione dettate da documenti pre esistenti e giá utilizzati in modo da assicurare un alto standard di qualità e consistenza.

- Automatizzare la struttura, la stesura e la revisione linguistica dei materiali di supporto alle decisioni.

- Offre suggerimenti e template per vari tipi di documenti, assicurando uniformità e rispetto delle norme.

- Efficienza: grazie all’AI, il tempo per ciascun documento si è ridotto del 70–80%, diminuendo significativamente il carico di lavoro dei dipendenti. 

Intric, a differenza delle AI generiche, è pensata per il settore pubblico: sovranità dei dati, tracciabilità delle attività e integrazione a sistemi giá in uso. La piattaforma è intuitiva e non richiede competenze tecniche, rendendola accessibile a tutto il personale.

Il risultato

- Assoluto risparmio di tempo: stima di 700 ore risparmiate all'anno.

- Qualità e consistenza: Documenti più uniformi, chiari e allineati agli standard comunali.

- Agilità: Gli impiegati ora creano materiale più velocemente, a beneficio di tutta l´amministrazione.

- Un aiuto comune: Tutto il personale, indipendentemente dal background tecnico, può ora contribuire a lavori di policy di alta qualità.

- Focus su ció che é importante: Più tempo per iniziative strategiche e di comunità, meno tempo usato per la documentazione.