Come un singolo caso d'uso mostra cosa può fare l'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione

Non è stata una grande offensiva di digitalizzazione, né un progetto finanziato con milioni di euro. Era semplicemente un compito da portare a termine – e la domanda se questa volta potesse essere affrontato in modo diverso.

L'ufficio edilizio del comune di Espelkamp si trovava di fronte al compito di redigere un rapporto esaustivo sui progressi e sull'impatto di un progetto di sviluppo urbano nell'ambito del programma "Soziale Stadt" ("Città Sociale"). Il rapporto doveva coprire quasi due decenni di lavoro – dal 2007 al 2026. La scadenza per la presentazione all'autorità distrettuale era imminente. La portata dell'impresa era considerevole.

Compiti come questi finiscono spesso in mano a consulenti esterni nei comuni. Non è di solito la soluzione più comoda, ma quella più ovvia: troppo dispendiosa in termini di tempo, troppo incentrata sui documenti, troppo al di fuori della normale operatività. Nel caso di Espelkamp, il costo stimato per l'affidamento esterno era di circa 15.000 euro.

Una nuova opzione

Dall'estate di quest'anno, la piattaforma di intelligenza artificiale Intric è disponibile per tutti i dipendenti dell'amministrazione comunale di Espelkamp. È stata introdotta ed è gestita dal team specializzato nell'e-government – una piccola unità che aveva dapprima testato la piattaforma in una fase pilota e di progetto, adattandola alle esigenze dell'amministrazione. La piattaforma funziona nel cloud dedicato del fornitore e non richiede risorse significative di personale IT.

Quando è arrivato l'incarico per il rapporto d'impatto, il team di e-government ha deciso di tentare un approccio diverso.

Come ha funzionato

Il team ha redatto un prompt di input formulato con cura e lo ha utilizzato per configurare un assistente IA dedicato – dotato di oltre 30 documenti di progetto, alcuni dei quali molto estesi, accumulati nel corso degli anni in relazione al progetto di sviluppo urbano. Questa limitazione mirata al patrimonio di conoscenze rilevanti aveva anche un vantaggio pratico: mantiene il consumo di capacità di calcolo entro limiti gestibili – un dettaglio che fa la sua differenza nell'uso regolare.

L'intero processo – dalla progettazione e configurazione dell'assistente alla preparazione dei documenti fino al supporto tecnico all'ufficio edilizio – è stato realizzato in modo autonomo dal team, senza alcun supporto esterno.

Ciò che l'assistente ha poi consegnato non era una prima bozza approssimativa né uno schema grezzo: era una bozza di rapporto completa e strutturata, che il personale dell'ufficio edilizio ha potuto esaminare dal punto di vista tecnico, integrare e finalizzare. Ogni affermazione contenuta in essa era riconducibile ai documenti di origine – una caratteristica che non solo garantiva la tracciabilità, ma rafforzava anche la fiducia nel documento finale.

I risultati

Il rapporto – undici pagine, ufficiale, pronto per la presentazione – è stato completato nel giro di una mattinata. Il carico di lavoro interno complessivo è stato di poco meno di cinque ore.

In questo modo, un singolo caso d'uso aveva recuperato più della metà dei costi annuali di licenza per Intric. Un calcolo immediatamente comprensibile anche per gli scettici.

Il significato del caso

Per il team stesso, il valore del progetto non era solamente economico. Era anche la dimostrazione che i dipendenti della pubblica amministrazione possono gestire autonomamente lavori complessi basati sulla conoscenza con l'ausilio dell'IA – senza che la tracciabilità o la qualità ne risentano. Particolarmente degno di nota è il lasso di tempo: Intric era in uso produttivo da appena due mesi in quel momento. Il fatto che un beneficio così concreto e misurabile si manifesti così rapidamente non è affatto scontato – e confuta la diffusa esitazione nei confronti dell'adozione dell'IA nel settore pubblico: che il valore aggiunto si sarebbe mostrato solo nel lungo periodo.

Non è cosa scontata. L'adozione dell'IA nel settore pubblico ha bisogno di prove pratiche, non di promesse. Ha bisogno di esempi che dimostrino: questo funziona, è gestibile, e produce risultati.

Espelkamp ha fornito un tale esempio – e uno che si rivolge esplicitamente anche ai comuni più piccoli e di medie dimensioni. Roland Schlömer, coordinatore dell'e-government del comune, riassume l'esperienza in questi termini:

- "Per noi è stato importante fin dall'inizio poter gestire la piattaforma in modo autonomo – senza dover dipendere da supporto esterno a ogni passo. Allo stesso tempo, lo scambio con Intric è stretto: i feedback provenienti dall'attività quotidiana possono confluire direttamente nell'ulteriore sviluppo della piattaforma. Questo rende uno strumento del genere un'opzione realistica anche per i comuni privi di un grande ufficio IT. Ancora più significativo, dunque, che una piattaforma come questa possa essere introdotta – e utilizzata in modo produttivo e responsabile – con risorse di personale contenute."

Vi è anche un effetto più difficile da tradurre in numeri, ma almeno altrettanto importante: un caso d'uso così concreto diffonde l'accettazione di uno strumento del genere nell'intera amministrazione. Chi vede che colleghi della propria struttura hanno utilizzato l'IA per portare a termine in una mattinata un compito per il quale avrebbero altrimenti dovuto ricorrere a specialisti esterni non ha più bisogno di argomenti astratti. Anche i dipendenti che finora hanno prestato poca attenzione agli strumenti digitali trovano un punto d'accesso accessibile – e ottengono rapidamente i propri successi tangibili.

Il rapporto sui progressi e sull'impatto della Soziale Stadt non è la fine della storia, ma il suo capitolo finora più chiaro. In numerosi altri settori – dalla redazione di testi alla ricerca fino alla preparazione di documenti decisionali – i dipendenti riferiscono di un notevole alleggerimento del lavoro quotidiano. L'unico rapporto che ha letteralmente ripagato lo strumento è emblematico di un beneficio che permea l'intera amministrazione.

Contatto stampa Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Informazioni sul Comune di Espelkamp

L'amministrazione comunale di Espelkamp è l'organizzazione centrale del comune per la governance locale. Supporta il sindaco e gli organi municipali eletti, prepara e attua le decisioni comunali e fornisce servizi pubblici quotidiani a residenti e imprese locali in un'ampia gamma di aree amministrative. Espelkamp conta circa 25.800 abitanti.

Informazioni su Intric

Intric è una piattaforma di intelligenza artificiale sovrana per enti pubblici e istituzioni critiche. La piattaforma consente alle organizzazioni di gestire assistenti IA e agenti IA sui propri dati, sotto la propria governance, senza dipendenza da infrastrutture cloud esterne. Intric è sviluppata in Svezia ed è utilizzata attivamente presso istituzioni regolamentate nei paesi nordici e in Germania. L'azienda è stata fondata nel 2021 e ha la sua sede a Stoccolma. Intric.ai