Da tre mesi a una settimana: Come l'Ufficio di Pianificazione Urbana ha ottimizzato la pianificazione urbanistica di dettaglio con l'IA

Cosa succede quando tre mesi di lavoro documentale manuale possono essere ridotti a una settimana? Presso l'Ufficio di Pianificazione Urbana della Città di Stoccolma, l'IA è diventata un supporto concreto nel processo di pianificazione urbanistica di dettaglio.

Il Dipartimento di Pianificazione dell'Ufficio di Pianificazione Urbana della Città di Stoccolma gestisce un carico di lavoro considerevole. La pianificazione urbanistica di dettaglio per grandi progetti può generare oltre mille osservazioni sia nella fase di consultazione che nella fase di revisione — da enti consultivi, organizzazioni e cittadini privati. Raccogliere, interpretare e valutare queste osservazioni era in precedenza un processo macchinoso che impegnava una quantità significativa di tempo per ogni funzionario istruttore. Oltre al resoconto di consultazione/parere di revisione, viene redatto anche un parere tecnico d'ufficio, che prevede più fasi di verifica interna.

Un singolo resoconto di consultazione poteva richiedere in passato tre mesi di lavoro a tempo pieno. Per i pareri tecnici d'ufficio, si calcolavano circa due settimane per pratica. I funzionari leggevano manualmente le e-mail, interpretavano il contenuto, condensavano il testo e lo registravano nel sistema — un processo che era sia dispendioso in termini di tempo che mentalmente estenuante.

Cosa hanno fatto

A metà maggio, il Dipartimento di Pianificazione ha aperto l'assistente Intric all'intera divisione e ha iniziato a sperimentare con due compiti concreti:

1. Resoconti di consultazione / Pareri di revisione

All'assistente è stato affidato il compito di ordinare, riassumere e valutare centinaia di osservazioni. Era tuttavia fondamentale trovare il giusto equilibrio tra diversi tipi di input: tutte le osservazioni dovevano essere valutate correttamente in base alle linee guida e alla loro rilevanza.

Attraverso uno sviluppo iterativo, hanno elaborato una soluzione in grado di gestire efficacemente questa valutazione dai contorni incerti. Le osservazioni sono state compilate seguendo le istruzioni e le valutazioni corrette, nella struttura appropriata.

2. Pareri tecnici d'ufficio

Per questo compito, il dipartimento disponeva già di una solida base di conoscenza interna: centinaia di pareri tecnici d'ufficio redatti ogni anno in formati consolidati e con uno stile linguistico ben definito, oltre a documenti guida sulle modalità di redazione dell'ufficio. Questo è diventato il fattore chiave. L'assistente ha appreso lo stile interno da questo materiale e ha potuto in seguito formulare nuovi pareri tecnici che i responsabili dei funzionari non riuscivano a distinguere da testi scritti da esseri umani — diversi hanno persino rilevato che i documenti generati dall'IA erano preferibili a molti di quelli scritti manualmente.

I funzionari hanno mantenuto il controllo redigendo personalmente tutte le prese di posizione, mentre l'assistente si è occupato della formulazione. Alcuni desideravano un riscontro prima del risultato finale; altri preferivano apportare modifiche in un secondo momento. La flessibilità era importante.

Dopo appena un mese, il Dipartimento di Pianificazione ha condotto un sondaggio:

• Quasi tutti i funzionari utilizzano l'assistente quotidianamente

• Quasi tutti riscontrano un risparmio di tempo significativo

• Quasi tutti sono molto soddisfatti

Dopo le misurazioni iniziali, gli effetti stimati sono notevoli:

Resoconti di consultazione / Pareri di revisione:

3 mesi → 1 settimana = ~12 settimane

Pareri tecnici d'ufficio:

2 settimane → 1 giorno = ~1–2 settimane

Un funzionario che in precedenza trascorreva tre mesi su un resoconto di consultazione e un parere di revisione può ora consegnare lo stesso lavoro in pochi giorni — e con una qualità superiore. Nella pianificazione dei tempi per i nuovi progetti di pianificazione urbanistica di dettaglio, il dipartimento può ora ridurre alcune fasi da tre mesi a poche settimane. Per progetti pianificati su un arco di 10–15 anni, ciò potrebbe significare un'accelerazione di diversi mesi.

L'effetto si diffonde

Un effetto collaterale inatteso: il risparmio di tempo non ha riguardato solo i funzionari, ma anche i dirigenti, ora sollevati dall'onere della revisione linguistica.

Per l'Ufficio di Pianificazione Urbana della Città di Stoccolma come organizzazione, ciò significa potenzialmente che i processi di pianificazione urbanistica di dettaglio possono essere abbreviati e che si libera tempo per un lavoro di maggiore qualità.

Come ci sono riusciti

Ambito iniziale circoscritto. Non hanno cercato di automatizzare tutto in una volta. Si sono concentrati su due compiti concreti e ad alto contenuto testuale in cui un modello linguistico offriva un vantaggio evidente.

Collaborazione all'interno dell'organizzazione. I funzionari e un collaboratore con spiccate competenze tecniche hanno sperimentato insieme. Questo ha permesso di adattare prompt e flussi di lavoro alla realtà operativa.

Sviluppo iterativo. Hanno osservato i risultati in una fase precoce, lavorando poi in modo iterativo per garantire la qualità e i risultati desiderati che funzionano concretamente nell'organizzazione.

Consapevolezza. Hanno compreso che il valore dell'assistente risiedeva nell'eliminare il carico amministrativo (lettura, interpretazione, sintesi, formulazione). Il processo decisionale e la responsabilità devono tuttavia restare al funzionario.

In pratica ciò significa: il funzionario redige la presa di posizione (la parte che richiede conoscenza, giudizio e responsabilità), e l'assistente la converte nel linguaggio e nella struttura corretti. Il funzionario verifica ogni output prima che venga inviato. Questo garantisce che tutta la documentazione sia sottoposta a controllo qualità, con vera competenza e autorità a supporto.

Condivisione e collaborazione

Il Dipartimento di Pianificazione è lieto di condividere i propri prompt e metodi di lavoro con altre amministrazioni comunali di pianificazione del territorio. I resoconti di consultazione e i pareri tecnici d'ufficio sono processi presenti in molti comuni. Non c'è motivo che altri reinventino la ruota.

Contatto stampa: Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Su Stoccolma La Città di Stoccolma è la capitale della Svezia e il comune più grande del paese, con oltre un milione di abitanti. La città conta circa 40.000 dipendenti ed è responsabile di un'ampia gamma di servizi pubblici, dall'istruzione, all'assistenza sociale e allo sviluppo urbano, fino alla cultura, all'ambiente e ai processi democratici. Con il suo paesaggio urbano storico, la posizione fronte mare e il rapido sviluppo, Stoccolma è sia il centro politico della Svezia che una delle città più dinamiche dei paesi nordici.

Su Intric Intric sviluppa infrastrutture AI sicure, sovrane e conformi alle normative per enti pubblici e istituzioni critiche. La piattaforma consente alle organizzazioni di distribuire assistenti e agenti AI basati sui propri dati, sotto la propria governance e senza dipendenza da infrastrutture cloud esterne. Intric è sviluppato in Svezia ed è attivamente utilizzato da istituzioni regolamentate nei paesi nordici e in Germania. Fondata nel 2021, con sede a Stoccolma. www.intric.ai