Kolmesta kuukaudesta viikkoon: Kuinka kaupunkisuunnittelutoimisto tehosti asemakaavatyötä tekoälyllä

Mitä tapahtuu, kun kolme kuukautta manuaalista asiakirjatyötä voidaan lyhentää viikkoon? Tukholman kaupungin kaupunkisuunnittelutoimistossa tekoälystä on tullut konkreettinen tuki asemakaavaprosessissa.

Tukholman kaupungin kaupunkisuunnittelutoimiston suunnitteluosasto hallinnoi laajaa työmäärää. Suurten hankkeiden asemakaavoitus voi tuottaa yli tuhat lausuntoa sekä kuulemis- että tarkastusvaiheessa — lausunnonantajilta, organisaatioilta ja yksityisiltä kansalaisilta. Näiden lausuntojen kokoaminen, tulkitseminen ja arvioiminen oli aiemmin raskas prosessi, joka vei merkittävästi jokaisen käsittelijän aikaa. Kuulemisselostuksen/tarkastuslausunnon lisäksi laaditaan myös virkamuistio, johon sisältyy useita sisäisen tarkistuksen vaiheita.

Yksittäisen kuulemisselostuksen tuottaminen saattoi aiemmin vaatia kolme kuukautta kokoaikatyötä. Virkamuistioille laskettiin kaksi viikkoa asiaa kohden. Käsittelijät lukivat manuaalisesti sähköpostit, tulkitsivat sisällön, tiivistivät tekstin ja rekisteröivät sen järjestelmään — prosessi, joka oli sekä aikaa vievää että henkisesti uuvuttavaa.

Mitä he tekivät

Toukokuun puolivälissä suunnitteluosasto avasi Intric-assistentin koko osastolle ja alkoi kokeilla kahta konkreettista tehtävää:

1. Kuulemisselostukset / Tarkastuslausunnot

Assistentin tehtäväksi annettiin satojen lausuntojen lajittelu, tiivistäminen ja arviointi. Oli kuitenkin ratkaisevan tärkeää löytää oikea tasapaino erityyppisten syötteiden välillä: kaikkia lausuntoja tuli arvioida ohjeiden ja merkityksellisyyden mukaisesti oikealla tavalla.

Iteratiivisen kehitystyön kautta he löysivät ratkaisun, joka toimi tässä monitulkintaisessa arviointitehtävässä. Lausunnot koottiin oikeiden ohjeiden ja arviointien mukaisesti asianmukaiseen rakenteeseen.

2. Virkamuistiot

Tähän tehtävään osastolla oli jo vahva sisäinen tietopankki: satoja vuosittain kirjoitettuja virkamuistioita vakiintuneessa formaatissa ja kielityylissä sekä ohjaavat asiakirjat siitä, miten toimiston tulee ilmaista asiansa. Tästä tuli avaintekijä. Assistentti omaksui sisäisen tyylin tämän materiaalin perusteella ja pystyi sen jälkeen muotoilemaan uusia virkamuistioita, joita käsittelijöiden esimiehet eivät pystyneet erottamaan ihmisen kirjoittamista — useat jopa huomasivat, että tekoälyn tuottamat asiakirjat olivat parempia kuin monet manuaalisesti kirjoitetut.

Käsittelijät säilyttivät hallinnan kirjoittamalla itse kaikki kannanotot, kun taas assistentti huolehti muotoilusta. Jotkut halusivat palautetta ennen lopputulosta; toiset suosivat jälkikäteen tehtäviä muutoksia. Joustavuus oli tärkeää.

Vain kuukauden kuluttua suunnitteluosasto teki kyselyn:

• Lähes kaikki käsittelijät käyttävät assistenttia päivittäin

• Lähes kaikki kokevat merkittäviä ajansäästöjä

• Lähes kaikki ovat erittäin tyytyväisiä

Alkumittausten jälkeen arvioidut vaikutukset ovat hämmästyttäviä:

Kuulemisselostukset / Tarkastuslausunnot:

3 kuukautta → 1 viikko = ~12 viikkoa

Virkamuistiot:

2 viikkoa → 1 päivä = ~1–2 viikkoa

Käsittelijä, joka aiemmin käytti kolme kuukautta kuulemisselostukseen ja tarkastuslausuntoon, voi nyt toimittaa saman työn muutamassa päivässä — ja korkeammalla laadulla. Asemakaavahankkeiden uudessa aikataulutuksessa osasto voi nyt lyhentää tiettyjä vaiheita kolmesta kuukaudesta muutamaan viikkoon. Kymmenestä viiteentoista vuoteen ulottuvissa hankkeissa tämä voi tarkoittaa useiden kuukausien nopeuttamista.

Vaikutus leviää

Odottamaton sivuvaikutus: aikaa säästyi paitsi käsittelijöiltä myös johdolta, joka vapautui kielentarkistuksesta.

Tukholman kaupungin kaupunkisuunnittelutoimistolle organisaationa tämä tarkoittaa potentiaalisesti sitä, että asemakaavaprosesseja voidaan lyhentää ja aikaa vapautuu laadukkaampaan työhön.

Miten he onnistuivat

Rajattu alkuvaiheen laajuus. He eivät yrittäneet automatisoida kaikkea kerralla. He keskittyivät kahteen konkreettiseen, tekstipainotteiseen tehtävään, joissa kielimallista oli selkeää hyötyä.

Yhteistyö organisaatiossa. Käsittelijät ja teknisesti suuntautunut työntekijä kokeilivat yhdessä. Tämä mahdollisti sen, että kehotteet ja työnkulku voitiin sovittaa todellisuuteen.

Iteratiivinen kehitys. He havaitsivat vaikutukset varhain, mutta työskentelivät sen jälkeen iteratiivisesti varmistaakseen laadun ja toivotut tulokset, jotka toimivat käytännössä organisaatiossa.

Tietoisuus. He ymmärsivät, että assistentin arvo oli hallinnollisen taakan poistamisessa (lukeminen, tulkinta, tiivistäminen, muotoilu). Päätöksenteon ja vastuun on kuitenkin pysyttävä käsittelijällä.

Käytännössä tämä tarkoittaa: käsittelijä kirjoittaa kannanotot (sen osan, joka vaatii tietoa, harkintaa ja vastuuta), ja assistentti muuntaa ne oikeaan kieleen ja rakenteeseen. Käsittelijä tarkistaa jokaisen tulosteen ennen lähettämistä. Tämä varmistaa, että kaikki dokumentaatio on laadunvarmistettua aidolla asiantuntemuksella ja auktoriteetilla tuettuna.

Jakaminen ja yhteistyö

Suunnitteluosasto jakaa mielellään kehotteitaan ja työtapojaan muille kunnallisille maankäytön suunnitteluviranomaisille. Kuulemisselostukset ja virkamuistiot ovat prosesseja, joita monilla kunnilla on. Ei ole syytä, että muut keksivät pyörän uudelleen.

Lehdistöyhteyshenkilö: Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Tietoja Tukholmasta Tukholman kaupunki on Ruotsin pääkaupunki ja maan suurin kunta, jossa asuu yli miljoona asukasta. Kaupungilla on noin 40 000 työntekijää, ja se vastaa laajasta valikoimasta julkisia palveluja – koulutuksesta, sosiaalitoimesta ja kaupunkikehityksestä kulttuuriin, ympäristöön ja demokraattisiin prosesseihin. Historiallisen kaupunkimaisemansa, veden äärellä sijaintinsa ja nopean kehityksensä ansiosta Tukholma on sekä Ruotsin poliittinen keskus että yksi Pohjoismaiden dynaamisimmista kaupungeista.

Tietoja Intricistä Intric kehittää turvallista, itsenäistä ja säädöstenmukaista tekoälyinfrastruktuuria viranomaisille ja kriittisille laitoksille. Alusta mahdollistaa organisaatioille tekoälyavustajien ja -agenttien käyttöönoton omaan dataan perustuen, oman hallinnon alaisuudessa ja ilman riippuvuutta ulkoisesta pilvi-infrastruktuurista. Intric on kehitetty Ruotsissa ja sitä käyttävät aktiivisesti säännellyt laitokset Pohjoismaissa ja Saksassa. Perustettu 2021, pääkonttori Tukholmassa. www.intric.ai