Miten yksi käyttötapaus osoittaa, mitä tekoäly voi tehdä julkishallinnossa

Kyseessä ei ollut suuri digitalisointioffensiivi eikä miljoonien rahoitushanke. Se oli yksinkertaisesti tehtävä, joka piti hoitaa – ja kysymys siitä, voisiko sen tällä kertaa tehdä toisin.

Espelkampin kaupungin rakennusvalvontaosasto seisoi tehtävän edessä: sen tuli laatia kattava edistymis- ja vaikutusraportti kaupunkikehityshankkeesta, joka oli osa "Soziale Stadt" -ohjelmaa ("Sosiaalinen kaupunki"). Raportin tuli kattaa lähes kaksi vuosikymmentä työtä – vuodesta 2007 vuoteen 2026. Aluehallintoon jättämisen määräaika oli tiukka. Hankkeen laajuus oli huomattava.

Tällaiset tehtävät päätyvät kunnissa usein ulkoisille konsulteille. Se ei useinkaan ole mukavinta, mutta ilmeisin ratkaisu: liian aikaa vievää, liian dokumenttipainotteista, liian kaukana päivittäisestä toiminnasta. Espelkampin tapauksessa ulkoistamisen arvioidut kustannukset olivat noin 15 000 euroa.

Uusi vaihtoehto

Tästä kesästä lähtien Espelkampin kaupunginhallinnan kaikilla työntekijöillä on ollut käytössä Intric-tekoälyalusta. Sen on ottanut käyttöön ja hallinnoi sähköisen hallinnon erikoistiimi – pieni yksikkö, joka ensin testasi alustaa pilotti- ja projektivaiheen aikana ja mukauttoi sen hallinnon tarpeisiin. Alusta toimii palveluntarjoajan dedikoidussa pilviympäristössä eikä vaadi merkittäviä IT-henkilöstöresursseja.

Kun vaikutusraportin toimeksianto saapui, sähköisen hallinnon tiimi päätti yrittää toisenlaista lähestymistapaa.

Näin se toimi

Tiimi laati huolellisesti muotoillun syötteen ja käytti sitä erillisen tekoälyavustajan konfigurointiin – varustettuna yli 30:llä projektidokumentilla, joista osa oli hyvin laajoja ja jotka olivat vuosien mittaan kertyneet kaupunkikehityshankkeesta. Tällä tietoisella rajaamisella oleelliseen tietopohjaan oli myös käytännöllinen etu: se pitää laskentakapasiteetin kulutuksen hallittavissa rajoissa – yksityiskohta, joka painaa vaakakupissa säännöllisessä käytössä.

Koko prosessin – avustajan suunnittelusta ja konfiguroinnista asiakirjojen valmisteluun ja rakennusvalvonnan ammatilliseen tukeen – tiimi toteutti itsenäisesti ilman ulkopuolista apua.

Avustajan toimittama tulos ei ollut ensimmäinen karkea luonnos eikä löyhä runko: se oli täydellinen, jäsennelty raporttiluonnos, jonka rakennusvalvonnan henkilöstö pystyi tarkistamaan ammatillisesti, täydentämään ja viimeistelemään. Jokainen siinä esitetty väite oli jäljitettävissä lähdeaineistoon – ominaisuus, joka ei ainoastaan varmistanut jäljitettävyyttä vaan myös rakensi luottamusta valmiiseen asiakirjaan.

Mitä saatiin aikaan

Raportti – yksitoista sivua, virallinen, jättökelpoinen – valmistui yhden aamupäivän aikana. Kokonainen sisäinen työmäärä oli vajaat viisi tuntia.

Näin yksi käyttötapaus oli tuottanut takaisin yli puolet Intricin vuosittaisista lisenssikustannuksista. Laskelma, joka on välittömästi ymmärrettävä myös epäilijöille.

Mitä tapaus merkitsee

Tiimille itselleen hankkeen arvo ei ollut pelkästään taloudellinen. Se oli myös todiste siitä, että hallinnon työntekijät voivat ottaa monimutkaisen tietotyön omiin käsiinsä tekoälyn avulla – ilman että jäljitettävyys tai laatu kärsii. Erityisen huomionarvoinen on aikataulu: Intric oli tuotantokäytössä tuolloin vasta vajaat kaksi kuukautta. Se, että näin konkreettinen, mitattava hyöty ilmenee niin nopeasti, ei ole itsestäänselvyys – ja kumoaa julkisen sektorin tekoälykäyttöönottoon kohdistuvan laajalle levinneen epäröinnin: että lisäarvo näkyisi vasta pitkällä aikavälillä.

Tämä ei ole itsestäänselvyys. Tekoälyn käyttöönotto julkisella sektorilla tarvitsee käytännön todisteita, ei lupauksia. Se tarvitsee esimerkkejä, jotka osoittavat: tämä toimii, tämä on hallittavissa, ja tämä tuottaa tuloksia.

Espelkamp on toimittanut tällaisen esimerkin – ja sellaisen, joka on nimenomaisesti suunnattu myös pienemmille ja keskikokoisille kunnille. Roland Schlömer, kaupungin sähköisen hallinnon koordinaattori, tiivistää kokemuksen seuraavasti:

- "Meille oli alusta alkaen tärkeää, että voimme operoida alustaa itsenäisesti – olematta riippuvaisia ulkopuolisesta tuesta joka askeleella. Samalla yhteistyö Intricin kanssa on tiivis: palaute arjen työstä voi suoraan vaikuttaa jatkokehitykseen. Tämä tekee tällaisesta työkalusta realistisen vaihtoehdon myös kunnille, joilla ei ole suurta IT-osastoa. Sitäkin merkittävämpää on, että tällainen alusta voidaan ottaa käyttöön – ja käyttää tuottavasti ja vastuullisesti – rajallisilla henkilöstöresursseilla."

On myös vaikutus, jota on vaikeampi pukea lukuihin, mutta joka on vähintään yhtä tärkeä: näin konkreettinen käyttötapaus vie tällaisen työkalun hyväksynnän koko hallintoon. Se, joka näkee, että oman organisaation kollegat ovat tekoälyn avulla hoitaneet aamupäivässä tehtävän, johon muuten olisi pitänyt palkata ulkopuolisia asiantuntijoita, ei enää tarvitse abstrakteja argumentteja. Myös työntekijät, jotka eivät tähän mennessä ole juurikaan perehtyneet digitaalisiin työkaluihin, löytävät matalan kynnyksen sisääntuloväylän – ja saavuttavat nopeasti omia, konkreettisia tuloksia.

Soziale Stadtin edistymis- ja vaikutusraportti ei ole tarinan loppu, vaan sen tähän mennessä selkein luku. Useilla muilla alueilla – tekstien toimituksesta tutkimukseen ja päätösesitysten valmisteluun – työntekijät kertovat huomattavasta helpotuksesta arjen työssä. Yksi raportti, joka kirjaimellisesti maksoi työkalun takaisin, on edustava esimerkki hyödystä, joka ulottuu läpi koko hallinnon.

Lehdistöyhteys Tiger Landén | tiger.landen@intric.ai

Tietoa Espelkampin kaupungista

Espelkampin kaupunginhallinto on kunnan keskeinen organisaatio paikallishallinnolle. Se tukee pormestaria ja valittuja kunnallisia elimiä, valmistelee ja toteuttaa kunnallisia päätöksiä sekä tarjoaa päivittäisiä julkisia palveluja asukkaille ja paikallisille yrityksille laajalla hallinnollisten alojen kirjolla. Espelkampissa on noin 25 800 asukasta.

Tietoa Intricistä

Intric on suvereeni tekoälyalusta viranomaisille ja kriittisille instituutioille. Alusta mahdollistaa organisaatioille tekoälyavustajien ja tekoälyagenttien käyttämisen omilla tiedoillaan, oman hallinnon alaisena, ilman riippuvuutta ulkoisesta pilviinfrastruktuurista. Intric on kehitetty Ruotsissa ja sitä käytetään aktiivisesti reguloiduissa instituutioissa Pohjoismaissa ja Saksassa. Yhtiö perustettiin vuonna 2021 ja sen pääkonttori sijaitsee Tukholmassa. Intric.ai